「またトナー間違えた…」「在庫はあるはずなのに見つからない」――そんな経験、ありませんか？
トナーカートリッジの管理は、総務や庶務担当者にとって意外と手間がかかる業務のひとつ。プリンターの機種ごとに異なる型番、発注ミス、在庫の過不足…。小さな備品と思われがちなトナーですが、対応を誤ると現場に支障をきたすだけでなく、コストの無駄や保管スペースの圧迫にもつながります。
本記事では、そんな「トナー管理のあるある課題」を整理しながら、在庫・型番・誤発注を防ぐための具体的な方法をわかりやすく解説します。効率的な備品管理のヒントとして、ぜひ最後までご覧ください。
なぜトナー管理は“総務泣かせ”なのか？
型番の種類が多く、間違いやすい
トナーカートリッジの管理が難しい最大の理由は、「同じメーカーでも型番が膨大に存在すること」です。たとえば、Canonのトナーでも「CRG-335」「CRG-045H」など機種ごとに対応型番が異なり、見た目が似ていても互換性がないというケースも多くあります。
また、プリンターの入れ替えや複数メーカー併用の職場では、旧型番をうっかり再発注してしまうトラブルが起こりがちです。誤って購入したトナーが返品不可だった場合、高額な未使用在庫として残ってしまうことも。
型番管理を属人化せず、「誰でも確認できる共有リスト」の整備が不可欠です。
発注ミス・在庫の山が発生しやすい理由
「いつの間にかトナーが山積みに…」「まだあったのに発注してしまった」――このような在庫過多・二重発注の背景には、“属人化”と“見える化不足”があります。
担当者が変わるたびに管理方法がリセットされたり、使用量の記録がされていなかったりすると、在庫の適正数が把握できず、必要以上に備蓄してしまうのです。
さらに、複数の部署でプリンターを使用していると、誰が・どれを・どれだけ使うのかが不明確になり、結果的に無駄な発注につながることも少なくありません。
トナーの在庫は「共有資産」としての管理意識が必要です。
互換トナー・再生品の混入トラブル
コスト削減のために「互換トナー」や「リサイクルトナー」を安易に購入してしまうと、品質不良や機器トラブルによる再注文が発生することがあります。
互換トナーの一部には印字不良・粉漏れ・発熱リスクなどが報告されており、結果的に業務の停滞や修理費の増加につながる可能性も。さらに、部署によって勝手に購入した互換トナーと、純正トナーが同じ棚に混在していると、誤使用や誤発注の原因にもなります。
加えて、未使用でも非純正品はトナー買取の対象外となることが多く、在庫が資産にならないという問題も。トナーは「消耗品」ではなく「精密部品」であることを意識した管理が求められます。
トナーの在庫・型番をミスなく管理するコツ
① 型番管理表・プリンター対応表の整備
トナーの型番ミスを防ぐ第一歩は、「どの機種にどのトナーが対応しているか」を誰でも確認できる状態にすることです。ExcelやGoogleスプレッドシートを使って、以下のようなプリンター対応表・型番管理表を作成しておくと便利です。
- 機種名（型番）
- 設置場所／使用部署
- 対応トナーカートリッジ（純正品型番）
- 使用頻度や交換目安（あれば）
特に複数メーカー・複数機種を運用している職場では、型番の混乱や発注ミスを防ぐ効果が大きいです。
なお、メーカー公式サイトには、対応トナーを検索できるページもあります。たとえばCanonでは、以下のページからレーザービームプリンターに対応するトナーカートリッジの一覧表を調べられます。
② 発注履歴と在庫数の見える化
「何を、いつ、どれだけ発注したか」「今、在庫がいくつあるか」が把握できないと、重複発注や在庫切れのリスクが高まります。
スプレッドシートや簡易な備品管理表を使って、以下の項目を記録しておくことで、管理の引き継ぎやチェック体制もスムーズになります。
- 発注日／納品日／発注者名
- トナーの型番・数量・用途
- 現在庫数（入出庫履歴がわかると◎）
社内のITツールが整っていない場合でも、クラウド共有ができる無料テンプレートを活用すれば十分対応可能です。
③ 不要・過剰在庫は「買取」で解決
誤発注や機種変更で使えなくなった「未使用のトナー」は、処分ではなく“買取”という選択肢があります。
当店では、以下の条件に当てはまるトナーを高価買取しております：
- メーカー純正品であること
- 未使用・未開封であること
- 元箱付きであること（ラベル破損や外装の潰れがない状態）
これにより、倉庫の圧迫を防ぎつつ、コスト回収も実現できます。不要在庫を「負債」ではなく「資産」として活用する意識が大切です。
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トナー管理にまつわるよくある質問（FAQ）
Q1：トナーの型番はどこで確認できますか？
トナーの型番は、外箱のラベル部分に記載されています。多くの場合、「CRG-054」や「Cタイプ2500」のように記載されており、対応機種の確認にも使用されます。
詳しくはこちらの記事で解説しています：
▶ トナーの型番確認方法を画像付きで解説
Q2：トナーの製造時期はどこで確認できますか？
メーカー純正のトナーには、製造ロットや出荷時期が示された記号や日付が印刷されています。見落としがちな位置にあることも多いため、購入時や買取査定前にはチェックしておくのが安心です。
詳しくはこちら：
▶ トナーの製造時期はどこに書いてある？確認ポイントまとめ
Q3：互換トナーやリサイクルトナーの違いはなんですか？
互換トナーはサードパーティ製の新品トナー、リサイクルトナーは純正カートリッジの再利用品です。それぞれ価格は安価ですが、印字品質や機器への影響の面で純正トナーとは大きな違いがあります。
詳しい比較はこちらの記事で解説しています：
▶ 互換トナーとリサイクルトナーの違いを徹底解説
まとめ｜備品管理のムダを減らして、業務の効率化へ
トナーの在庫や型番の管理は、一見地味ながら総務・庶務担当者にとって大きな負担になりやすい業務です。発注ミス、過剰在庫、型番の混同といったトラブルを防ぐためには、「情報の共有化」「在庫の見える化」「不要在庫の整理」といった基本の徹底が重要です。
特に未使用の純正トナーカートリッジが余っている場合は、専門業者による買取を活用することで、保管スペースとコストの両方を削減できます。
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